さよなら、冴子先生

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    オフィスアシスタントは、Office 97で追加された斬新なヘルプシステムで、自然な日本語で質問すれば適切なヘルプを検索して表示してくれるという画期的な機能でした。堅苦しいヘルプの深海をさまようこともなく「罫線を消すには?」「文字を赤字にしたい」など普通の言葉で質問できるのが特徴。こちらから質問するだけでなく、実際に行った操作に対して「右クリックすると簡単なメニューが出るよ」など、突然ワンポイントアドバイスを教えてくれたりもしました。Office 97をインストールすると、標準でこのオフィスアシスタントが表示される設定になっていました。

    当時としては最新のテクノロジーを駆使して搭載されたオフィスアシスタントでしたが、ユーザーからは手痛い酷評を受けました。ヘルプの検索では望む答が返ってこないんです。下手な質問をすると「意味がわからない」と逆ギレされたり、簡単な質問をすると山のようなトピックを示してくれます。これなら自分でヘルプ内を探した方がよほどマシです。何よりも邪魔でした。ただでさえ狭い画面にいつも鎮座し、ときおり見せるアクビのアニメーションなどは、ユニークというよりイライラを増長させた感も否めません。ユーザーがオフィスアシスタントに問い合わせした最も多い質問は「オフィスアシスタントの消し方」だったというジョークもあるほどです。ついにOffice XPからは、標準ではオフィスアシスタントが登場しない設定になりました。

    そしてとうとう、Office 2007ではオフィスアシスタントという機能自体が削除されてしまいました。もう冴子先生に会うことはできません。それはそれで、少しだけ寂しい気もします。ここだけの話ですが、何年か前、世界中のMVPがMicrosoft本社に集まるMVP Global Summitで次期Officeの仕様が発表されました。その中で「次のOfficeではオフィスアシスタント機能を削除する」と発表されると、次の瞬間、世界中のOffice系MVPから歓喜と拍手の嵐が送られました。全世界で嫌われていたんですね(^^;>オフィスアシスタント


    ウィンドウ枠の固定

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      ワークシートをスクロールすると、1行目や1列目のタイトルが見えなくなってしまいます。それでは不便なので、任意の行や列がスクロールしないように固定する機能がExcelにはあります。それがウィンドウ枠の固定です。従来のExcelでは、ウィンドウ枠の固定を実行すると、アクティブセルのが固定されます。そこで、もし1行目だけを固定したいときには、アクティブセルをセルA2に移動してからコマンドを実行しなければなりませんでした。ただ2行目のセルではダメです。アクティブセルの左側まで固定されてしまうから。このように、どこが固定されるかを正確に認識していないと、コマンドを実行したときのアクティブセルと、実際に固定される領域の関係に悩むことになります。



      もっとも実際には、1行目や1列目を固定するケースが多く、そんなときに限って「あれ?アクティブセルの下が固定されるんだったかな?」と悩みます。めったに使わない機能だから、なおさらです。そこでExcel 2007には次のようなコマンドが追加されました。



      おそらく、世界中のユーザーが悩んでいたのでしょうね。

      オートフィルタに表示される件数

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        オートフィルタはリストを手軽に絞り込むことができる便利な機能です。



        上図のように、オートフィルタの▼をクリックして表示されるドロップダウンリストには重複しないデータが表示されます。実はオートフィルタのドロップダウンリストに表示される"重複しないデータ"は数に制限があります。次のような実験をしてみました。A列に「A00001」から「A10000」までの連続データを作ります。全部で10,000個のデータです。ここにオートフィルタを設定するとどうなるでしょう。結果は次の通りです。



        オートフィルタのドロップダウンリストを一番下までスクロールしても「A01000」までしか表示されません。オートフィルタでは1,000個しかドロップダウンリストに表示されないんです。もちろん、これはExcelの仕様です。ちゃんとヘルプにも記載されています。ちなみに、1,000個というのはExcel 97からの仕様で、その前のExcel 95では250個しかリストアップされませんでした。



        この仕様がExcel 2007では変わりました。何と10倍に拡張されて、10,000個までドロップダウンに表示されます。



        オートフィルタはデータを絞り込む機能です。絞り込むということは、ユニークなデータだけをドロップダウンリストに表示できればいいわけです。一般的なリストでは、ユニークなデータが10,000個程度だろうという判断なのでしょうね。

        この情報は役に立ちましたか?

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          Excel 2007では、こう質問されることが多いです。

          [データ]-[データツール]-[文字列を表にする]ボタンは、セル内に入力されている文字列を、一定の長さや、特定の記号などで分割して、複数のセルに入力する機能です。従来の[データ]-[区切り位置]が名称変更したんですね。まぁ、それは本題ではありません。空のセルを選択して上記のコマンドを実行すると、変換するデータがないのですから、当然エラーメッセージが表示されます。Excel 2003なら次のようなダイアログボックスです。



          同じエラーメッセージですが、Excel 2007では次のようになります。



          [OK]ボタンの下に「この情報は役に立ちましたか?」というリンクがあります。何だろう・・・とクリックしてみると次のダイアログボックスが開きます。



          [はい]ボタンをクリックすると、"役に立った"というメッセージがMicrosoftに送信され、[いいえ]ボタンをクリックした場合には"役に立たなかった"と伝えられるわけです。

          Microsoftとしては、こうしたユーザーの細かい意見を、より良い製品作りに反映させたいと考えているのでしょうが、忙しいときに毎回「役に立ちましたか?」と聞かれるとイラつきます。「それどころじゃ、ねぇ〜んだよ!」って(^^;

          ダイアログボックスから「この情報は役に立ちましたか?」というリンクを消すには、次のようにします。

          (1) [Office]ボタンをクリックする
          (2) [Excelのオプション]ボタンをクリックする
          (3) 左側で[セキュリティセンター]を選択して、[セキュリティセンターの設定]ボタンをクリックする
          (4) 左側で[プライバシーオプション]を選択して、[カスタマ エクスペリエンス向上プログラムにサインアップする]チェックボックスをオフにする



          これで、しつこく「役に立った?ねぇ?どうなの?ねぇってばぁ」と聞かれなくなります。なお、くれぐれもそんな時に「う〜ん…あぁ、そうだな」など生返事をしてはいけません。決まって「もぉ!聞いてるの!」とヘソを曲げて(ry

          機能が拡張されたテキストボックス(2)

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            テキストボックスの[段落]機能のうち[インデントと行間隔]タブの設定を紹介します。といっても、これは見ていただければ一目瞭然なので、何はともあれ画像をご覧ください。下図は、一番上のテキストボックスが、何も設定していない状態です。

            標準


            インデント:テキストの前「0.5Cm」


            インデント:テキストの前「0.5Cm」特殊「字下げ」幅「1.27Cm」


            インデント:テキストの前「0.5Cm」特殊「ぶら下げ」幅「1.27Cm」


            次は[間隔]グループの設定です。ここでいう"間隔"とは、前後の段落との間隔という意味です。下図では、文字色を赤色にした真ん中の段落を設定しました。

            間隔:段落前「6pt」


            間隔:段落後「12pt」


            [段落前]と[段落後]は、それぞれ前後の段落との間隔を指定します。[行間]は、その段落内での行間隔です。このへんはWordの設定に似ていますね。

            間隔:行間「2行」


            間隔:行間「固定値」間隔「10pt」


            また、[タブとリーダー]ボタンをクリックして表示される[タブ]ダイアログボックスでは、テキストボックス内でTabキーを押したときに、カーソルが移動する位置を設定できます。



            機能が拡張されたテキストボックス(1)

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              少し前のコンテンツで、新しいテキストボックスの表現力(書式設定)を紹介しました。実は新しいテキストボックスには、新しい書式設定だけでなく、新しい機能も追加されています。今回はその中で「段落の体裁」機能を紹介します。

              テキストボックスで段落を設定するには、テキストボックスを右クリックして表示されるコンテキストメニューから、[段落]をクリックします。



              段落の設定項目には、今回紹介する「体裁」だけでなく、「インデント」「行間隔」「タブ」などがあります。いわゆる禁則処理やワードラップなどを設定するのが[体裁]タブです。

              禁則処理は「や(などの記号が行の先頭にこないよう調整する設定です。もし行頭にこれらの記号が表示されそうなときは、前の行末に移動させます。



              禁則処理では、どんな記号を対象にするかがポイントです。[段落]ダイアログボックスにも[禁則]の[オプション]ボタンが用意されていますので、本当は禁則の対象にする記号を選択できるのだと思います。Beta2ではクリックできませんけど(^^;

              [英単語の途中で改行する]オプションは、英単語が2行に分割されないようにする設定です。標準ではオフになっています。



              [句読点のぶら下げを行う]オプションは、[禁則処理]と似た働きをしますが、対象となるのは句読点(、と。)だけです。小学校の低学年で、作文を書くとき句読点を行の先頭に書いてはいけない…というルールを教わりますよね。この[句読点のぶら下げを行う]オプションは[禁則処理]オプションの設定が影響します。



              新しいヘルプシステム

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                Excel 2007に限りませんが、Office 2007では新しいヘルプシステムが採用されています。[F1]キーを押したり、ウィンドウ右上にある[?]ボタンをクリックするとヘルプが起動します。現在はBeta版なので、目次などが整備されていませんが、調べたい項目を直接入力すると該当する項目が表示されることもあります。

                ヘルプを表示するボタン


                新しいオンラインヘルプ


                ヘルプのコンテンツはインターネット上に存在していて、ヘルプを起動するたびにアクセスします。このへんはExcel 2003と同じ仕様です。しかし、回線速度の遅い環境や、そもそもインターネットに接続していないパソコンでは困ります。そこで、インターネットのコンテンツではなく、パソコン内にインストールされているヘルプを表示するための設定も用意されています。されていますけど、これが実にわかりにくいです。ローカルのヘルプだけを使用するには、次のように設定します。

                (1)[Officeボタン]をクリックし、[Excelのオプション]ボタンをクリックする
                (2)左側のペインで[セキュリティセンター]を選択して、[セキュリティセンターの設定]ボタンをクリックする
                (3)左側のペインで[プライバシーオプション]を選択して、[インターネットに接続しているとき、Microsoft Office Onlineでヘルプ情報を検索する]チェックボックスをオフにする


                [セキュリティーセンター]ダイアログボックス


                ローカルに保存されているヘルプ


                ちなみに新しいヘルプはMicrosoft Help 2.0という形式です。Visual Studio 2005などをお使いの方には馴染みがあるでしょう。従来のHTML Helpに代わってこれからはMicrosoft Help 2.0形式のヘルプが主流になるようです。

                C:¥Program Files¥Microsoft Office¥Office12¥CLVIEW.EXE

                が、従来のWINHELP.EXEなどのように、ヘルプコンテンツを表示するためのプログラムです。コンテンツが保存されているデータファイルの構造も変わっています。今まで使われていたHTMLヘルプのように、CHMファイルだけではなく、次のようなファイル群で構成されています。

                ・HXA
                Microsoft Help Attribute Definition File

                ・HXC
                Microsoft Help Collection Definition File

                ・HXK
                Microsoft Help Index File

                ・HXS
                Compiled Microsoft Help file

                種類が増えた「セルのスタイル」

                0
                  セルのスタイル機能ってご存知でしたか?Excel 5.0から実装されている古い機能なのですが、なぜか認知度はイマイチでした。スタイルは、フォントの種類や文字色、表示形式や配置などの書式をセットにして登録しておき、複数の書式をワンタッチで適用できる機能です。セルにハイパーリンクを入力すると、セル内の文字が青色の下線付きに変化しますが、あれは「ハイパーリンク」というスタイルがあらかじめ登録されていて、それが自動的に設定されているわけです。

                  その「スタイル機能」が少しだけ拡張されました。今までは「ハイパーリンク」や「パーセント」「通貨」などツールバーのボタンからでも簡単に設定できるような、あまり意味のないスタイルばかり登録されていました。もちろん独自のスタイルを定義しておけば、Wordのように使うことも可能でしたが、いかんせん知名度が低い機能でしたから、積極的に使っている人は少なかったでしょう。

                  Excel 2007のスタイル機能を使うと、たとえば下のような表を



                  簡単に装飾することができます。



                  もちろん、ギャラリーの上でマウスポインタを移動するだけで、選択範囲にスタイルが適用されるライブプレビュー機能も働きます。ギャラリーにはいくつかの表示形式も用意されていますので、書式だけでなく同時に表示形式を設定することも可能です。

                  スタイルを作成するダイアログボックスは、Excel 2003とほぼ同じです。違いは、ダイアログボックス上で既存のスタイルを選択できなくなったことくらいでしょう。

                  Excel 2003のスタイル機能


                  Excel 2007のスタイル機能


                  独自の書式セットを新しいスタイルとして登録することもできます。



                  独自に登録したスタイルは、[セルのスタイル]ギャラリーの上に表示されます。書式の定義を変更したり、スタイルを削除するときには、そのスタイルを右クリックします。



                  Excel全体の配色

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                    "一発芸"的で"非実用"的なネタです。Excel 2007では全体の配色を3種類から選択できるようになりました。

                    [Officeボタン]-[Excelのオプション]-[個人設定]-[配色]です。






                    銀色





                    どうでもいいですけど、どうして「銀色」だけ"色"が付いているんでしょうね。「青」「銀」「黒」か「青色」「銀色」「黒色」と統一すればいいのに。

                    こうした配色全体を切り替える機能は、将来のVista対応版に備えて追加されたという噂を耳にしました。青がWindows XPカラーで、黒がWindows Vistaカラーなのでしょう。銀色は何だろう・・・今後、設定できる配色パターンがMicrosoftから提供されるかどうかはわかりません。そもそも、スキンのように外部ファイルを取り込める仕様になっているかどうかも不明です。でも、季節ものやキャラクターものがダウンロードできるようになったら楽しいでしょうね。クリスマスバージョンとか、日本独自のお正月バージョンとか(^_^)

                    「元に戻す」がクリアされなくなった

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                      細かい点ですが、個人的にはけっこう嬉しい機能拡張です。今ままでのExcelでは、ブックを保存すると「元に戻すの情報がクリア」されてました。この仕様はあまり知られていないので、ときおりQ&Aなどでも「戻せるときと戻せないときがある。バグですか?」みたいな質問が寄せられています。「自分の思うような結果が得られなかったからといって、何でもすぐ"バグですか?"とソフトのせいにするようでは、絶対にExcelを使いこなせるようになりません。バグかどうかを疑うのは一番最後です」と言いたいところをグッとこらえて「保存しませんでしたか?」と確認したものです。もちろん、厳密に言うと「元に戻すに記録されない操作」もあるのですが、それはまた別の話として。

                      Excel 2003では


                      Excel 2007では


                      図ではわかりにくいかもしれませんが、ブックを保存しても「元に戻す」の情報がクリアされなくなりました。また、元に戻せる操作の数も、従来の16個から100個に増えました。

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